Tietosuojaseloste Tulkkitilaus.fi-palvelun käyttäjille
Tämän selosteen tarkoituksena on tiedottaa Tulkkitilaus.fi -palvelun käyttäjiä Evantian asiakastietojärjestelmän tarkoituksesta ja sisällöstä, rekisteröidyn käyttäjän oikeuksista sekä tulkkaustilausten käsittelyyn liittyvästä tietoturvasta.
Evantian tietosuojavastaavana toimii henkilöstöjohtaja Ninni Kuusela, puh. 050 352 9914 sähköposti ninni.kuusela@evantia.fi.
Tietojen käsittelyn tarkoitus
Evantian toiminnassa asiakastietojen käsittely perustuu kulloisenkin toimeksiantajan vaatimuksien lisäksi lainsäädännön vaatimuksiin sekä tulkkaustilausten käsittelyyn liittyvän toiminnan ja tietosuojan hyviin käytäntöihin.
Rekisterin tietosisältö
Evantian asiakastietojärjestelmään kerätään vain sellaisia tietoja, jotka ovat saadun toimeksi annon toteuttamisen kannalta välttämättömiä.
Tilaajatahoilta tarvittavat tiedot ovat: organisaation nimi, osoite, laskutustiedot, mahdollinen kustannuspaikka tai viitetieto, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti. Lisäksi tarvitaan tiedot tulkkauksen ajankohdasta, tulkkauspaikan sijainnista sekä tulkkaustilanteessa käytettävät tulkkaustavat ja –kielet. Terveydenhuollon tilauksissa tarvitaan lisäksi tulkattavan henkilön nimi sekä syntymäaika.
Säännönmukaiset tietolähteet
Toimeksiantajalta (tilaajataholta) tulee tulkkauspalvelun kannalta tarpeellisten henkilötietojen lisäksi toimeksiantoon liittyviä tietoja.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tulkkitilaus -palvelun käyttö ei vaadi rekisteröitymistä. Asiakastilin luominen kuitenkin nopeuttaa asiointia. Rekisteröityneenä tilaajan on nopeampi käsitellä tilauksia sekä mahdollisuus seurata tilaushistoriansa
Rekisteröityessään Tulkkitilaus.fi -sivustolle tilaaja antaa Evantialle tulevien toimeksiantojen kannalta tarvittavat tiedot, jotka tallentuvat Evantialla käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään. Rekisteröitymällä tilaaja saa käyttöönsä henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Tilauksen käsittelyä varten Evantialla käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään pääseminen vaatii työntekijältä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Työntekijät on jaettu käyttöoikeuksien mukaisesti eri käyttäjäryhmiin, joiden mukaan henkilöllä on käytössään ainoastaan ne tiedot, joita työtehtävän suorittaminen edellyttää. Käyttäjäoikeuksien laajuutta ja tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti.
Tulkkauspalveluun liittyviä tiedostoja käsitellään ainoastaan tietoturva- ja tietosuojavaatimukset täyttävissä verkkoympäristöissä. Tietoturvallisuuspoikkeamat käsitellään asiaan kuuluvasti ja korjaustoimet suoritetaan viivytyksettä. Evantialla on käytössä ajan tasalla olevat haittaohjelmien torjunta- sekä haitallisen tietoliikenteen suojausratkaisut.
Tietojärjestelmiin liittyvät palvelimet on sijoitettu asianmukaisesti suojattuihin tiloihin. Palvelimilla oleva tietosisältö on varmistettu ja tietosisällön palauttamiselle on prosessi ja palautumissuunnitelma.
Evantia seuraa tietoturvan lainsäädäntöä ja tietoturvallisuuden toteutumista omassa organisaatiossa.
Tarkastusoikeus
Toimeksiantajalla (tilaajataho) on oikeus tarkistaa, mitä tietoja asiakastietojärjestelmään on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö osoitetaan info@evantia.fi -sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Tilaajalla on oikeus pyytää, että virheelliset tiedot korjataan tai kaikkiin toimeksiantoihin liittyvät tiedot poistetaan rekisteristä. Korjaus- tai poistopyynnöt osoitetaan info@evantia.fi -sähköpostiosoitteeseen.
